XRechnung Software 2026
7 Programme getestet und mit Schulnoten bewertet. Was die Leitweg-ID ist, welche B2G-Portale existieren und wann XRechnung Pflicht ist — alles was du für Rechnungen an Behörden brauchst.
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Mehr zum Affiliate-HinweisWas ist XRechnung?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen — das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und ist rein maschinenlesbar: Menschen können eine XRechnung-Datei nicht direkt öffnen, sondern brauchen eine Viewer-Software oder ihr Buchhaltungssystem.
Bundesbehörden empfangen seit November 2020 ausschließlich XRechnungen über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE). Viele Landesbehörden und Kommunen folgen — mit unterschiedlichen Fristen je Bundesland.
EN 16931 — der EU-Standard hinter XRechnung
EN 16931 ist die europäische Norm für strukturierte E-Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD 2.x basieren beide darauf — deshalb sind sie interoperabel. Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.x) erfüllen EN 16931 nicht und gelten nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Wann lieber ZUGFeRD?
Für B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist ZUGFeRD meist praktischer — die PDF bleibt für den Empfänger normal lesbar, ohne spezielle Software. XRechnung ist primär für öffentliche Auftraggeber gedacht und von Behörden gefordert.
Die Leitweg-ID: Pflichtangabe für Behördenrechnungen
Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Identifikator des Rechnungsempfängers im öffentlichen Sektor. Sie ist eine Pflichtangabe auf jeder XRechnung an öffentliche Auftraggeber — ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung automatisch vom Portal zurückgewiesen.
Häufige Fehlerquelle
Viele abgelehnte XRechnungen scheitern an einer falschen oder fehlenden Leitweg-ID. Du bekommst sie vom Auftraggeber — in der Regel in der Bestellung, im Vertrag oder auf der Website der Behörde.
Format
Beispiel: 991-1234512345-06
Woher?
Vom Auftraggeber mitgeteilt — in Bestellung oder Vertrag
Was wenn falsch?
Automatische Zurückweisung — Rechnung gilt als nicht eingegangen
B2G-Portale: Wo Behörden XRechnungen empfangen
ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes)
Zuständig für: Bundesbehörden
Hinweis: Standard für alle Bundesbehörden seit Nov. 2020
OZG-RE (Online-Zugang-Gesetz Rechnungseingang)
Zuständig für: Viele Landesbehörden
Hinweis: Unterschiedlich je Bundesland — beim Auftraggeber erfragen
PEPPOL-Netzwerk
Zuständig für: EU-weite Behörden
Hinweis: Für grenzüberschreitende B2G-Rechnungen — nicht alle Portale nötig
Die meisten XRechnung-fähigen Buchhaltungsprogramme unterstützen den Versand über das ZRE direkt aus der Software — du musst nicht manuell auf einem Portal hochladen.
7 XRechnung-Programme im Vergleich
Bewertet nach XRechnung-Qualität, B2G-Portalen, Bedienung, Preis-Leistung und Integrationen. Schulnoten 1–6.
| Software | Note | Preis/Mo |
|---|---|---|
| 1,2 | ab 7,90 €/Mo | |
| 1,3 | kostenlos (Free) | |
| 1,9 | ab 12 €/Mo | |
| 2,0 | ab 14 €/Mo | |
| 2,1 | ab 9 €/Mo | |
| 2,2 | kostenlos / ab 7 €/Mo | |
| 2,3 | ab 19 €/Mo |
XR = XRechnung · ZUG = ZUGFeRD · Stand: Juni 2026
Lexware Office
TestsiegerNote 1,2ab 7,90 €/Mo · 30 Tage kostenlos
Direkteste ELSTER-Anbindung, reibungsloser B2G-Versand über das ZRE-Portal, breiteste Steuerberater-Integration.
Ideal für: Selbstständige und KMU mit regelmäßigen Behördenrechnungen
sevdesk
Free-PlanNote 1,3kostenlos (Free) · Dauerhaft kostenlos
Einziger Anbieter mit XRechnung auch im Free-Tarif (bis 5 Rechnungen/Monat). KI-Belegerkennung, starkes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Ideal für: Freiberufler mit wenigen Behördenrechnungen, die kostenlos starten wollen
easybill
Note 1,9ab 12 €/Mo · 14 Tage kostenlos
Sehr einfache Bedienung, guter XRechnung-Validator integriert. Stärker bei Rechnungsstellung als bei vollständiger Buchhaltung.
Ideal für: Freelancer und Shopbetreiber mit einfachen Anforderungen
Billomat
Note 2,0ab 14 €/Mo · 14 Tage kostenlos
Starke REST-API für automatisierten XRechnung-Versand. Ideal wenn Rechnungsstellung in bestehende Systeme integriert werden soll.
Ideal für: Entwickler und Tech-affine Nutzer mit API-Anforderungen
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Mehr zum Affiliate-HinweisXRechnung erstellen: So geht es Schritt für Schritt
Leitweg-ID vom Auftraggeber holen
Fordere die Leitweg-ID beim Auftraggeber an — in der Bestellung, im Vertrag oder direkt beim Procurement-Team. Sie ist zwingend erforderlich.
XRechnung-fähige Software wählen
Stelle sicher dass deine Buchhaltungssoftware XRechnung nach EN 16931 erstellen kann. Alle 7 oben gelisteten Programme erfüllen das.
Rechnung mit Pflichtangaben erstellen
Zusätzlich zu den regulären Pflichtangaben: Leitweg-ID als Buyer Reference, Käufer-Referenz, Lieferantennummer (falls vom Auftraggeber verlangt).
XRechnung-Datei exportieren
Aus deiner Software eine .xml-Datei im Format UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII exportieren. Beide sind EN-16931-konform und werden von Behörden akzeptiert.
Über das richtige Portal einreichen
Bundesbehörden: ZRE (xrechnung.bund.de) oder direkt aus der Software. Landesbehörden: OZG-RE oder das landesspezifische Portal. Beim Auftraggeber erfragen welches Portal genutzt wird.
Bestätigung abwarten
Nach dem Einreichen erhältst du eine elektronische Bestätigung. Ohne Bestätigung gilt die Rechnung als nicht eingegangen — nicht als Rechnung mit Fristlauf.
XRechnung oder ZUGFeRD? Die Entscheidungshilfe
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbar ohne Software | Nein | Ja (als PDF) |
| Rechnungen an Behörden | ✓ Pflicht | Meist nicht akzeptiert |
| Rechnungen an Unternehmen | Technisch möglich | ✓ Besser geeignet |
| Leitweg-ID nötig | Ja (für B2G) | Nein |
| E-Rechnungspflicht 2025 | ✓ Erfüllt | ✓ Erfüllt (ab v2.x) |
Fazit
Rechnest du an Behörden: XRechnung wählen. Rechnest du an Unternehmen: ZUGFeRD 2.x ist die bessere Wahl — der Empfänger braucht keine spezielle Software und sieht eine normale PDF-Rechnung. Ab 2025 sind beide für B2B zulässig.
Welche Software passt zu dir?
Wenn Du rechnest regelmäßig an Bundesbehörden:
→ Lexware Office — direkteste B2G-Integration und DATEV-Anbindung
Wenn Du willst kostenlos starten mit wenigen Rechnungen:
→ sevdesk Free — XRechnung auch im kostenlosen Plan (bis 5 Rechnungen/Mo)
Wenn Du brauchst Zeiterfassung plus XRechnung:
→ FastBill — einziger Anbieter mit integrierter Zeiterfassung und XRechnung
Wenn Du willst XRechnung in bestehende Systeme integrieren:
→ Billomat — stärkste REST-API für automatisierten Versand
Wenn Du bist Kleinunternehmer mit sehr wenigen Behördenrechnungen:
→ Papierkram Free — reicht für gelegentliche XRechnungen ohne Monatskosten
Wenn Du verarbeitest viele Eingangsrechnungen mit KI:
→ BuchhaltungsButler — beste KI-Belegerkennung, aber teurer
Häufige Fragen zu XRechnung
Wann brauche ich XRechnung?
Wenn du an Bundesbehörden, viele Landesbehörden oder Kommunen rechnest. XRechnung ist Pflicht für öffentliche Auftraggeber seit November 2020. Für B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl — die PDF bleibt lesbar.
Was ist die Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe auf XRechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie identifiziert den Empfänger eindeutig im System. Du bekommst sie vom Auftraggeber — in der Regel in der Bestellung oder im Rahmenvertrag. Ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung automatisch abgelehnt. Format: z.B. 991-1234512345-06.
Welche Software ist die beste für XRechnung?
Lexware Office (Note 1,2) und sevdesk (Note 1,3) sind Testsieger. Lexware punktet mit der breitesten ELSTER- und Steuerberater-Integration. sevdesk bietet XRechnung auch im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif — einzigartig im Segment.
Was kostet XRechnung-fähige Software?
sevdesk bietet XRechnung im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif (bis 5 Rechnungen/Monat). Papierkram hat ebenfalls einen eingeschränkten Free-Plan mit XRechnung. Lexware Office und Billomat kosten ab ca. 7–14 Euro/Monat. Easybill ab 12 Euro/Monat.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML — nur maschinenlesbar, Pflicht für Behörden. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML — für Menschen lesbar wie eine normale PDF, gleichzeitig maschinenlesbar. ZUGFeRD ist besser für B2B-Rechnungen an Unternehmen, XRechnung für Behörden.