Buchhaltungssoftware für GmbH 2026:
Was Kapitalgesellschaften wirklich brauchen
Die meisten Software-Vergleiche richten sich an Freelancer und Kleinunternehmer. Für GmbHs gelten andere Regeln: doppelte Buchführung, eBilanz nach §5b EStG, Jahresabschluss mit Bilanz und GuV. Wir zeigen, welche Software das wirklich kann — und wann Sie besser auf DATEV setzen sollten.
Rechtspflicht
Doppelte Buchführung
§238 HGB für alle GmbHs
Jahresabschluss
Bilanz + GuV
§§ 266, 275 HGB
Digital-Pflicht
eBilanz (XBRL)
§5b EStG für alle Bilanzierer
Transparenter Vergleich
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Mehr zum Affiliate-HinweisGmbH vs. Selbstständige: Warum normale Software nicht reicht
Wer als Freelancer oder Kleinunternehmer mit Lexoffice S oder SevDesk Free arbeitet, braucht nur die EÜR — eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für eine GmbH oder UG gilt das nicht. Als Kapitalgesellschaft unterliegen Sie der Buchführungspflicht nach §238 HGB.
| Anforderung | Freelancer / Kleinunternehmer | GmbH / UG |
|---|---|---|
| Buchhaltungsart | EÜR (einfach) | Doppelte Buchführung (Pflicht) |
| Jahresabschluss | Anlage EÜR in Steuererklärung | Bilanz + GuV + Anhang (HGB) |
| eBilanz | Nicht nötig | Pflicht §5b EStG (XBRL) |
| Offenlegungspflicht | Keine | Bundesanzeiger (§325 HGB) |
| Steuer | Einkommensteuer | Körperschaftsteuer + Gewerbesteuer |
| Kontenrahmen | Optional | SKR03 oder SKR04 empfohlen |
| Günstigste geeignete Software | Lexoffice S (7,90 €/Mo) | BuchhaltungsButler (29 €/Mo) |
Häufiger Fehler: Falscher Tarif für GmbH gewählt
Viele GmbH-Gründer nutzen anfangs Lexoffice S oder SevDesk Rechnungen — diese Tarife unterstützen keine doppelte Buchführung. Das kann bei einer Betriebsprüfung problematisch werden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Tarif mit vollständiger doppelter Buchführung nutzen: Lexoffice XL, SevDesk Pro oder BuchhaltungsButler.
Was GmbH-Buchhaltungssoftware können muss
Doppelte Buchführung (HGB-Pflicht)
Gesetzliche PflichtGmbHs führen Bilanz und GuV statt EÜR. Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten verbucht (Soll/Haben). Die Software muss SKR03 oder SKR04 Kontenrahmen unterstützen.
Unterstützt von: BuchhaltungsButler, Lexoffice XL, SevDesk Pro, WISO Business Plus
eBilanz nach §5b EStG
Gesetzliche PflichtElektronische Übermittlung von Bilanz und GuV ans Finanzamt im XBRL-Format. Pflicht für alle bilanzierenden Unternehmen. Wird oft vom Steuerberater erstellt — die Software muss Export unterstützen.
Unterstützt von: BuchhaltungsButler (direkt), Lexoffice (über StB), SevDesk (über StB)
DATEV-Schnittstelle
Fast alle GmbHs arbeiten mit einem Steuerberater, der DATEV nutzt. Echtzeit-Schnittstelle (Lexoffice) ist besser als CSV-Export (SevDesk, WISO), weil Buchungen direkt in DATEV erscheinen.
Unterstützt von: Lexoffice XL (Echtzeit), SevDesk/WISO (CSV-Export)
GoBD-Konformität
Gesetzliche PflichtBuchungen müssen unveränderbar, vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden. Revisionssichere Speicherung ist Pflicht. Bei Betriebsprüfung können GoBD-Verstöße teuer werden.
Unterstützt von: Alle empfohlenen Tools GoBD-zertifiziert
E-Rechnung empfangen (XRechnung/ZUGFeRD)
Gesetzliche PflichtSeit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Alle modernen Buchhaltungstools unterstützen das. Für GmbHs mit vielen B2B-Eingangsrechnungen kritisch.
Unterstützt von: Alle empfohlenen Tools
Mehrbenutzer und Rechteverwaltung
GmbHs haben oft Geschäftsführer, Buchhalter und Steuerberater gleichzeitig im System. Rollenbasierte Rechte (nur lesen, buchen, genehmigen) sind für internen Datenschutz wichtig.
Unterstützt von: BuchhaltungsButler, Lexoffice, SevDesk, WISO (je nach Tarif)
Die 4 besten Buchhaltungstools für GmbHs 2026
#1 BuchhaltungsButler
Empfehlung GmbH-Gründerab 29 €/Monat · GmbH/UG in Gründungsphase, KI-affine Teams
Stärken für GmbH
- KI-Automatisierung: Belege auto-verbucht
- Doppelte Buchführung vollständig
- eBilanz-Export (XBRL)
- DATEV-Schnittstelle
- Mehrbenutzer-Zugänge
- GoBD-konform
Einschränkungen
- Kein Desktop-Client
- Für komplexe Konzernstrukturen zu einfach
#2 Lexoffice XL
DATEV-Echtzeit32,90 €/Monat · GmbH mit aktivem Steuerberater
Stärken für GmbH
- DATEV Unternehmen Online Echtzeit-Schnittstelle
- Doppelte Buchführung im XL-Tarif
- E-Rechnung ★★★★★
- Jahresabschluss-Unterstützung
- 350.000+ Nutzer, TÜV-geprüft
Einschränkungen
- XL-Tarif nötig (teuerste Stufe)
- eBilanz nur über Steuerberater
#3 SevDesk Buchhaltung Pro
Testsieger28,90 €/Monat (24M-Abo) · GmbH mit KI-Belegerfassung
Stärken für GmbH
- KI-Belegerkennung (stärkste am Markt)
- Doppelte Buchführung im Pro-Tarif
- ELSTER-Direktschnittstelle
- REST-API für Systemintegration
Einschränkungen
- DATEV nur CSV (kein Echtzeit)
- 24M-Abo Preisfalle beachten
#4 WISO MeinBüro Business Plus
Mit Warenwirtschaft34,99 €/Monat (jährlich) · Handels-GmbH mit Lagerverwaltung
Stärken für GmbH
- Einzige Cloud-Lösung mit Warenwirtschaft
- Desktop-Version für Windows
- DATEV-Export
- Lagerverwaltung und Artikelstamm
Einschränkungen
- KI-Belegerfassung schwächer
- Mobile App limitiert
Direktvergleich: GmbH-Buchhaltungstools
| Kriterium | BuchhaltungsButler | Lexoffice XL | SevDesk Pro |
|---|---|---|---|
| Preis/Monat | ab 29 € | 32,90 € | 28,90 € (24M) |
| Doppelte Buchführung | ✓ | ✓ (XL) | ✓ (Pro) |
| eBilanz-Export | ✓ Direkt | ✓ über StB | ✓ über StB |
| DATEV | ✓ Export | ✓ Echtzeit | CSV-Export |
| KI-Belegerkennung | ★★★★★ | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| E-Rechnung | ✓ | ✓ ★★★★★ | ✓ |
| GoBD-zertifiziert | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mehrbenutzer | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vertragslaufzeit | Monatlich | Monatlich | 24M (günstiger) |
Welche Software passt zu Ihrer GmbH?
Wenn: Frisch gegründete GmbH/UG, kleines Budget, keine internen Buchhaltungskenntnisse
→ BuchhaltungsButler
KI automatisiert Belegverarbeitung — minimaler Aufwand, volle Compliance.
DetailsWenn: Aktiver Steuerberater mit DATEV, der Echtzeit-Zugriff braucht
→ Lexoffice XL
Einzige Lösung mit DATEV Unternehmen Online Echtzeit — kein Datei-Ping-Pong mit dem StB.
DetailsWenn: Viele Eingangsbelege, hoher Automatisierungsgrad gewünscht
→ SevDesk Buchhaltung Pro
Stärkste KI-Belegerkennung am Markt — ideal für belegintensive Unternehmen.
DetailsWenn: Handels-GmbH mit Lagerbestand und Warenwirtschaft
→ WISO MeinBüro Business Plus
Einzige Cloud-Lösung dieser Preisklasse mit echtem Warenwirtschaftsmodul.
DetailsWenn: Wachsende GmbH, komplexe Anforderungen, mehrere Gesellschafter
→ DATEV Unternehmen Online
Für komplexe Strukturen ist DATEV nach wie vor der Goldstandard — über Ihren Steuerberater.
DetailsHäufige Fragen zur GmbH-Buchhaltungssoftware
Welche Buchhaltungssoftware ist am besten für eine GmbH?
BuchhaltungsButler (ab 29 €/Mo) für GmbH-Gründer, Lexoffice XL (32,90 €/Mo) für DATEV-Echtzeit mit Steuerberater, SevDesk Pro (28,90 €/Mo, 24M) für KI-Automatisierung. Alle drei unterstützen doppelte Buchführung, GoBD und E-Rechnung.
Muss eine GmbH doppelte Buchführung machen?
Ja, zwingend. GmbHs sind nach §238 HGB buchführungspflichtig — das bedeutet Bilanz und GuV statt EÜR. Ausnahmen gibt es nicht, auch nicht für Kleinst-GmbHs.
Was ist eine eBilanz?
Die elektronische Übermittlung von Bilanz und GuV ans Finanzamt nach §5b EStG im XBRL-Format. Pflicht für alle bilanzierenden Unternehmen. Wird meist vom Steuerberater erstellt — die Software muss Export unterstützen.
Kann eine GmbH Lexoffice nutzen?
Ja, aber nur im XL-Tarif (32,90 €/Mo). Günstigere Tarife (S, M, L) unterstützen keine doppelte Buchführung — ein häufiger Fehler bei GmbH-Gründern.
Was kostet GmbH-Buchhaltungssoftware?
Cloud-Lösungen für GmbHs: BuchhaltungsButler ab 29 €/Mo, Lexoffice XL 32,90 €/Mo, SevDesk Pro 28,90 €/Mo (24M). Hinzu kommen Steuerberaterkosten für Jahresabschluss, eBilanz und Lohnbuchhaltung.