Zeiterfassung Pflicht Deutschland 2026
Seit dem BAG-Beschluss September 2022 ist es klar: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen Arbeitszeiten erfassen — unabhängig von Betriebsgröße, Branche und ob Homeoffice oder Büro. Hier erfahren Sie, was genau gilt, was Vertrauensarbeitszeit bedeutet und welche Software die Anforderungen erfüllt.
Gilt seit
Sept. 2022
BAG-Beschluss 1 ABR 22/21
Bußgelder
bis 30.000 €
pro Verstoß §22 ArbZG
Gilt für
Alle Arbeitgeber
Unabhängig von Größe
Günstigste Software
ab 1,50 €/Nutzer
Crewmeister ArbZG-konform
Transparenter Vergleich
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Mehr zum Affiliate-HinweisDie Rechtsgrundlagen: Von EuGH bis BAG bis AZG
EuGH-Urteil (C-55/18)
Der Europäische Gerichtshof entschied: Arbeitgeber in der EU müssen ein System einrichten, das die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst. Vorschriften im spanischen Arbeitsrecht (Klage gegen Deutsche Bank) — aber EU-weit bindend.
Erste Grundlage: EU-Recht verlangt systematische Erfassung
BAG-Beschluss (1 ABR 22/21)
Das Bundesarbeitsgericht entschied: Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt bereits nach geltendem deutschen Recht (§3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) — ohne gesondertes Gesetz und ohne Übergangsfristen. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (einschließlich Überstunden) aufzeichnen.
Gilt sofort für alle Arbeitgeber in Deutschland
Arbeitszeiterfassungsgesetz (AZG)
Der Koalitionsvertrag 2025 sieht ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz vor, das die Anforderungen konkretisiert: Elektronische Erfassung, gestaffelte Fristen für Kleinbetriebe, Bußgelder bis 30.000 €. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet — die Pflicht aus BAG-Urteil gilt aber bereits.
Kommt zusätzlich — ändert die grundsätzliche Pflicht nicht
Was konkret erfasst werden muss
Das BAG und das ArbZG geben konkrete Anforderungen vor — diese müssen die eingesetzte Software erfüllen:
Beginn der täglichen Arbeitszeit
Genaue Uhrzeit — nicht nur Datum
Ende der täglichen Arbeitszeit
Inklusive Überstunden und Mehrarbeit
Dauer der Pausen
Separat erfassen — nicht nur raus- oder reinrechnen
Überstunden
Alle über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgehenden Stunden
Revisionssichere Speicherung
Änderungen müssen protokolliert werden — Excel ungeeignet
Aufbewahrung mindestens 2 Jahre
Daten müssen bei Kontrollen sofort vorliegbar sein (§16 Abs. 2 ArbZG)
Zugänglichkeit für Mitarbeitende
Mitarbeitende müssen ihre Zeitdaten einsehen können
5 häufige Missverständnisse zur Zeiterfassungspflicht
Mythos: Vertrauensarbeitszeit schließt Zeiterfassung aus
Fakt: Falsch. Das BAG hat explizit festgestellt: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassungspflicht schließen sich nicht aus. Vertrauensarbeitszeit bedeutet freie Zeiteinteilung — aber die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden. Der Arbeitgeber kann die Verantwortung für die Erfassung an Mitarbeitende delegieren.
Mythos: Bei weniger als 10 Mitarbeitern gilt die Pflicht nicht
Fakt: Falsch. Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße — auch Ein-Personen-Betriebe mit einem einzigen Mitarbeitenden. Lediglich Selbstständige ohne Angestellte sind nicht betroffen.
Mythos: Im Homeoffice entfällt die Zeiterfassungspflicht
Fakt: Falsch. Die Zeiterfassungspflicht gilt am Büroarbeitsplatz und im Homeoffice gleichermaßen. Gute Software ermöglicht Stempeluhr per App für alle Standorte.
Mythos: Excel-Tabellen reichen für die Zeiterfassung
Fakt: Technisch nicht verboten, aber nicht revisionssicher. Einträge können in Excel ohne Protokoll geändert werden — bei Betriebsprüfungen oder Gerichtsverfahren gilt das als Schwäche. Dedizierte Software ist unveränderbar und protokolliert Änderungen.
Mythos: Das geplante AZG bringt neue Pflichten
Fakt: Teilweise richtig: Das AZG (noch nicht verabschiedet) soll die Pflichten konkretisieren (elektronisch, Fristen für Kleinstbetriebe). Die Grundpflicht zur Zeiterfassung gilt aber bereits seit BAG-Beschluss September 2022 — AZG ist Präzisierung, keine Neupflicht.
Besondere Regeln nach Branchen
| Branche | Rechtsgrundlage | Besonderheit | Kontrolle durch |
|---|---|---|---|
| Gastronomie / Hotellerie | §21a ArbZG (seit 2002) | Tagesarbeitszeiten täglich aufzeichnen, Aushang Arbeitszeitgesetz | Zoll, Gewerbeaufsicht |
| Bau und Baunebengewerbe | AEntG, MiLoG | Aufzeichnung für Mindestlohnkontrolle, Nachunternehmer-Haftung | Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) |
| Logistik / Spedition | ArbZG + EG 561/2006 (Fahrer) | Fahrerkarte (Tachograph) als Zeiterfassung, Lenkzeiten und Ruhezeiten | BAG (Bundesamt Güterverkehr), Polizei |
| Paketzustellung / Kurierdienste | MiLoG, AEntG | Aufzeichnung für Mindestlohn-Nachweis | Zoll |
| Gebäudereinigung | AEntG, MiLoG | Schichtgenaue Aufzeichnung, Mindestlohn-Dokumentation | Zoll |
| Pflege / Sozialwesen | ArbZG, Landesrecht | Besondere Schichtregeln, ggf. Betriebsvereinbarung | Gewerbeaufsicht, Heimaufsicht |
| Büro / Wissensarbeit | BAG-Beschluss 2022 (§3 ArbSchG) | Gilt genauso — auch bei Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit | Gewerbeaufsicht, Betriebsprüfung |
Welche Software erfüllt die ArbZG-Anforderungen?
Wichtig: Nicht jede Zeiterfassungssoftware ist für die ArbZG-Pflicht geeignet. Clockify (kostenlos) z.B. hat Server in den USA (DSGVO-Problem), keinen DATEV-Export und ist nicht für gesetzliche Arbeitszeiterfassung konzipiert. Für die gesetzliche Pflicht brauchen Sie: Revisionssicherheit, deutsche Server, DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung.
Crewmeister
Schichtbetrieb-Empfehlungab 1,50 €/Nutzer/Mo · Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, Pflege, Schichtbetriebe
Stärken
- Günstigste ArbZG-konforme Lösung
- Stempeluhr per App (Homeoffice)
- DATEV-Export für Lohnbuchhaltung
- Schichtplanung inklusive
- Server in Deutschland (DSGVO)
Einschränkungen
- Kein Projektzeiterfassung
- Weniger geeignet für Wissensarbeiter
Clockodo
KMU + Projekteab 4 €/Nutzer/Mo · KMU, Agenturen, Bürobetriebe mit Projektzeiterfassung
Stärken
- ArbZG-konforme Erfassung
- Projektzeiterfassung
- DATEV-Export
- Server in Deutschland
- Kostenlos bis 3 Nutzer (1 Unternehmen)
Einschränkungen
- Teurer als Crewmeister bei Schichtbetrieb
- Keine Schichtplanung
ZEP
Projektfirmenab 9 €/Nutzer/Mo · Agenturen, Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister
Stärken
- Tiefste Projektzeiterfassung
- Aufgaben- und Kostenstellen-Tracking
- Abrechnungs-Integration
- Server in Deutschland
Einschränkungen
- Teuerste Lösung
- Überdimensioniert für einfache Anwesenheitserfassung
Clockify
ACHTUNG: Nicht ArbZG-konformKostenlos / ab 3,99 € · Nur für Projektzeiterfassung — NICHT für gesetzliche Pflicht geeignet
Stärken
- Kostenlos für alle Nutzer
- Einfache Projektzeiterfassung
Einschränkungen
- Server in USA — DSGVO-Problem!
- Kein DATEV-Export
- Nicht für ArbZG-Pflicht geeignet
- Kein revisionssicherer Betriebsmodus
Zeiterfassung einführen: Checkliste für Arbeitgeber
Betriebsrat einbeziehen (falls vorhanden)
Die Einführung von Zeiterfassungssystemen ist mitbestimmungspflichtig nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Betriebsvereinbarung schließen, bevor Software ausgerollt wird.
Software auswählen und konfigurieren
ArbZG-konforme Software wählen: revisionssicher, Server in Deutschland, DATEV-Export. Crewmeister (Schichtbetrieb) oder Clockodo (Büro + Projekte) sind die günstigsten gesetzeskonformen Optionen.
Datenschutzerklärung für Mitarbeitende
Arbeitnehmende müssen über die Datenerfassung informiert werden (DSGVO Art. 13). Die meisten Zeiterfassungstools liefern Muster-DSGVO-Texte.
Mitarbeitende schulen
Alle Mitarbeitenden müssen wissen, wie sie Zeiten erfassen: per Terminal, App oder Browser. Homeoffice-Mitarbeitende brauchen klare Anleitung zur App-Nutzung.
Überstundenregelung klären
Werden Überstunden vergütet oder abgefeiert? Wie läuft der Genehmigungsprozess? Das muss in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt sein.
DATEV-Export für Lohnbuchhaltung einrichten
Wenn die Lohnbuchhaltung mit DATEV läuft: DATEV-Export aus der Zeiterfassungssoftware einrichten, damit Stunden und Überstunden automatisch in die Lohnabrechnung fließen.
Häufige Fragen: Zeiterfassung Pflicht Deutschland
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja, seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss September 2022 für alle Arbeitgeber — unabhängig von Betriebsgröße, Branche, Homeoffice oder Vertrauensarbeitszeit. Das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz (AZG) wird die Pflicht weiter konkretisieren, ist aber noch nicht verabschiedet.
Was droht bei fehlender Zeiterfassung?
Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß nach §22 ArbZG. In Gastronomie, Bau und Logistik führen Zollkontrollen zu sofortigen Verfahren. Außerdem: Mitarbeitende können Überstunden ohne Zeitnachweise schwer einfordern — aber Arbeitgeber haben ohne Dokumentation schlechtere Karten vor Gericht.
Gilt Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Das BAG hat das explizit festgestellt. Vertrauensarbeitszeit = freie Zeiteinteilung, aber die Zeiten müssen trotzdem aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber kann die Verantwortung für die Selbsterfassung an Mitarbeitende delegieren, bleibt aber für die Gesamtverantwortung zuständig.
Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Ja, uneingeschränkt. Gute Zeiterfassungssoftware (Crewmeister, Clockodo) ermöglicht Stempeluhr per App — Mitarbeitende können von überall aus Zeiten erfassen.
Was kostet ArbZG-konforme Zeiterfassung?
Crewmeister: ab 1,50 €/Nutzer/Mo (günstigste ArbZG-konforme Lösung). Clockodo: ab 4 €/Nutzer. ZEP: ab 9 €/Nutzer. Für 10 Mitarbeitende: 15–90 € pro Monat.