Stundenzettel App 2026
Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten systematisch erfassen. Aber nicht jede Stundenzettel App ist ArbZG-konform. Dieser Ratgeber zeigt, welche Apps wirklich passen — und warum Clockify für ArbZG-Pflicht keine gute Wahl ist.
ArbZG-Empfehlung
Crewmeister
DE-Server, DATEV, ab 3 €/MA
Projektzeiterfassung
Toggl Track
Kostenlos bis 5 User
ACHTUNG
Clockify ArbZG
Server USA, kein DATEV
Rechtsgrundlage
BAG 13.09.2022
1 ABR 22/21 — gilt heute
Transparenter Vergleich
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Mehr zum Affiliate-HinweisWarum Excel-Stundenzettel rechtlich riskant sind
Viele Unternehmen führen Stundenzettel noch in Excel. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist das riskant.
Keine Manipulationssicherheit
Excel-Dateien können nachträglich geändert werden — bei Kontrollen durch Zollbehörde oder Finanzamt kein verlässlicher Nachweis
Keine automatische Pausenerfassung
ArbZG §4: 30 Min bei 6–9 Std, 45 Min bei über 9 Std — manuell fehleranfällig
Kein Audit-Trail
Wer hat wann was geändert? Excel protokolliert das nicht — bei Rechtsstreit kein Beweiswert
Keine Echtzeit-Übersicht
Überstunden-Konten, Resturlaub, Arbeitszeitverstöße — in Excel erst nach Aufbereitung sichtbar
Kein DATEV-Export
Für Lohnbuchhaltung müssen Zeiten manuell übertragen werden — zeitaufwändig und fehleranfällig
Bußgeld-Risiko
§22 ArbZG: bis zu 15.000 € Bußgeld bei fehlendem oder nicht ordnungsgemäßem Zeiterfassungssystem
Rechtslage: Was gilt heute?
BAG-Urteil 13.09.2022 (1 ABR 22/21)
Das Bundesarbeitsgericht entschied: Arbeitgeber sind nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Das Urteil gilt sofort — keine Übergangsfrist.
EuGH-Urteil C-55/18 (2019)
Der EuGH hatte 2019 bereits entschieden: EU-Mitgliedsstaaten müssen Arbeitgeber zu objektiver und verlässlicher Arbeitszeiterfassung verpflichten. Das BAG-Urteil 2022 setzte das für Deutschland um.
Geplantes Arbeitszeitgesetz (AZG 2025/2026)
Das geplante AZG soll die Erfassungspflicht gesetzlich kodifizieren mit Bußgeldrahmen (bis 30.000 €) und Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit. Stand 2026: noch nicht in Kraft, aber BAG-Pflicht gilt bereits.
Was ein ArbZG-konformer Stundenzettel enthalten muss
Pflicht: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Nicht nur Gesamtstunden — konkreter Zeitstempel
Pflicht: Pausenzeiten (Dauer + ggf. Lage)
§4 ArbZG: 30 Min bei 6–9h, 45 Min bei über 9h
Pflicht: Überstunden-Erfassung
Basis für Überstundenkonto und Ausgleichspflicht
Pflicht: Aufbewahrung mindestens 2 Jahre
§16 Abs. 2 ArbZG — manipulationssicher
Optional: Projekt-Zuordnung
Nur nötig, wenn Projektbuchhaltung oder Nachkalkulation
Optional: GPS-Standort-Tracking
Optional für Außendienstmitarbeiter und Baustellen
Optional: DATEV-Export
Nur nötig wenn Lohnbuchhaltung über DATEV
Optional: Betriebsrat-Modul
Nur bei Betrieben mit Betriebsrat relevant (Mitbestimmungsrecht §87 BetrVG)
Clockify ist für ArbZG-Pflicht NICHT geeignet
Clockify ist eine populäre Zeiterfassungs-App — aber für die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht nach BAG 2022 fehlen entscheidende Funktionen:
- Server befinden sich in den USA (kein EU-Server-Tarif für DSGVO-kritische Arbeitszeitdaten)
- Kein DATEV-Export (Lohnbuchhaltung muss manuell übertragen werden)
- Kein Betriebsrat-Modul (§87 BetrVG)
- Kein automatischer Bericht gemäß ArbZG §16
Für reine Projektzeiterfassung als Freelancer ist Clockify okay. Für Unternehmen mit Mitarbeitern und ArbZG-Pflicht: Crewmeister oder Clockodo verwenden.
Stundenzettel App Direktvergleich
| App | Preis/Mo | ArbZG | DATEV | DE-Server | Terminal | Kostenlos |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Crewmeister | ab 3 €/MA | ✓✓ | ✓ | ✓ (DE) | ✓ | ✗ (14 Tage) |
| Clockodo | ab 3,50 €/User | ✓ | ✓ | ✓ (DE) | ✗ | ✓ (3 User) |
| ZEP | ab 9 €/User | ✓ | ✓ | ✓ (DE) | ✗ | ✗ (30 Tage) |
| Toggl Track | 0 € (bis 5 User) | ✗ | ✗ | ✗ (USA) | ✗ | ✓ dauerhaft |
| Clockify | 0 € Free | ✗ | ✗ | ✗ (USA) | ✓ (Kiosk) | ✓ dauerhaft |
✓✓ = vollständig ArbZG-konform inkl. Betriebsrat · ✗ ArbZG = nicht für Arbeitszeitpflicht geeignet
Die Apps im Detail
Crewmeister
Empfehlung ArbZG-Pflichtab 3 €/Mitarbeiter/Mo · Unternehmen mit Mitarbeitern, ArbZG-Pflicht, Gastronomie, Handwerk
Stärken
- Vollständig ArbZG-konform (BAG 2022)
- Server in Deutschland (DSGVO-sicher)
- DATEV-Lohn-Export direkt aus der App
- Terminal-Modus (Tablet als Stempeluhr)
- Betriebsrat-Modul (§87 BetrVG Mitbestimmung)
- Urlaubs- und Abwesenheits-Management
Einschränkungen
- Kein dauerhaft kostenloser Plan
- Weniger Projekterfassungs-Features als ZEP
Clockodo
ArbZG + kostenlos bis 3 UserFree bis 3 User · ab 3,50 €/User · Kleine Teams, Freelancer mit ArbZG-Bedarf
Stärken
- Kostenlos bis 3 Benutzer (DE-Server)
- ArbZG-konforme Berichte
- DATEV-Export vorhanden
- Kombination Projekt- und Arbeitszeiterfassung
Einschränkungen
- Kein Terminal-Modus
- Kein Betriebsrat-Modul
ZEP
Beste Projektzeiterfassung mit ArbZGab 9 €/User/Mo · Agenturen, IT-Dienstleister, Projektbetriebe
Stärken
- Stärkste Projektzeiterfassung + ArbZG kombiniert
- DE-Server (DSGVO-sicher)
- DATEV-Export und Rechnungsstellung
- Ressourcenplanung für Projekte
Einschränkungen
- Höherer Preis (ab 9 €/User)
- Komplexer bei Einstieg
Toggl Track
Beste kostenlose ProjektzeiterfassungFree bis 5 User · ab 9 $/User · Freelancer, Kreative, Projektzeiterfassung OHNE ArbZG-Pflicht
Stärken
- Dauerhaft kostenlos bis 5 User
- Einfachste Bedienung
- Browser-Extension + Integrationen
Einschränkungen
- NICHT ArbZG-konform (kein DE-Server, kein DATEV)
- Kein Betriebsrat-Modul
- Server USA
GPS-Tracking und weitere Tools für Außendienst und Handwerk
Für Außendienst, Handwerk, Bau und Pflege sind zusätzliche Features entscheidend: GPS-Standort beim Stempeln, Baustellen-Zuordnung, Offline-Modus. Diese Tools gehen über reine Stundenerfassung hinaus:
TimeTrack
EU-Serverab 4,99 €/User
GPS + Außendienst + Schichtplanung
- GPS-Tracking beim Ein-/Ausstempeln
- Offline-Modus für Baustellen ohne Internet
- Schichtplanung und Dienstplanung integriert
- Spesen-Erfassung
- ArbZG-konform
Gut für: Handwerk, Bau, Außendienst mit GPS-Bedarf
Staffomatic
DE-Serverab 3 €/User
Dienstplanung + Zeiterfassung kombiniert
- Schichtplanung + Zeiterfassung in einem
- Mitarbeiter können selbst Schichten eintragen
- Digitale Stempeluhr (App)
- Urlaubsverwaltung inklusive
- ArbZG-Berichte
Gut für: Gastronomie, Einzelhandel, Teams mit Schichtbetrieb
GPS-Tracking und DSGVO: GPS-Daten von Mitarbeitenden sind hochsensible personenbezogene Daten. Vor Einführung: Betriebsrat informieren (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), klare Dienstvereinbarung und DSGVO-Datenschutzfolgenabschätzung (Art. 35) prüfen. GPS nur während der Arbeitszeit — nicht in der Freizeit.
Stundenzettel App nach Branche
| Branche | Besonderheit | Empfehlung |
|---|---|---|
| Gastronomie | Schichtpläne, wechselnde Zeiten, viele Aushilfen, Mindestlohnkontrolle | Crewmeister (Terminal, Mindestlohn-Check) |
| Handwerk / Bau | Außendienst, GPS-Tracking, Baustellen-Zuordnung | Crewmeister (GPS, Terminal) |
| Pflege / Soziales | Schichtpflege, Tourenplan, §2 MiLoG Nachweispflicht | Crewmeister oder Clockodo |
| IT / Agentur | Projektzeiterfassung, Abrechnung, DATEV für Lohn | ZEP (Projekte + ArbZG) oder Clockodo |
| Freelancer / Solo | Projektzeiterfassung, Rechnungsstellung, kein ArbZG-Team | Toggl Track (kostenlos) oder Clockodo |
| Einzelhandel / Logistik | Terminal-Stempeluhr, Schichtpläne, ArbZG §9 Sonn-/Feiertagsverbot | Crewmeister (Terminal-Kiosk) |
Checkliste: Stundenzettel App einführen
Betriebsrat einbeziehen (falls vorhanden) (Pflicht)
§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung. Betriebsvereinbarung oder Zustimmung einholen.
Software mit DE-Server wählen (DSGVO) (Pflicht)
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Server in Deutschland oder EU wählen. AVV mit dem Anbieter abschließen.
DSGVO-Datenschutzfolgenabschätzung prüfen (empfohlen)
Art. 35 DSGVO: Bei systematischer Überwachung von Mitarbeitern (auch Zeiterfassung) kann eine DSFA nötig sein.
Mitarbeiter schulen und schriftlich einweisen (Pflicht)
Dokumentieren Sie die Einweisung. Klären Sie: Wie wird gestempelt? Was gilt bei Außendienst? Was bei Homeoffice?
DATEV-Export mit Steuerberater abstimmen (empfohlen)
Stellen Sie sicher, dass Export-Format des Tools mit Ihrem Steuerberater und DATEV-Version kompatibel ist.
Testphase und Go-Live (empfohlen)
1–2 Wochen parallel zu bestehenden Prozessen testen, bevor Sie umstellen.
Welche App passt zu Ihrer Situation?
Wenn: Mitarbeiter, ArbZG-Pflicht, DATEV-Lohn
→ Crewmeister
ArbZG-konform, DE-Server, DATEV-Export, Terminal. ab 3 €/MA.
DetailsWenn: ArbZG-Pflicht, kostenlos bis 3 Mitarbeiter
→ Clockodo
Kostenlos bis 3 User, DE-Server, ArbZG-Berichte, DATEV.
DetailsWenn: Agentur/IT: Projektzeiterfassung + ArbZG + Abrechnung
→ ZEP
Stärkste Projekterfassung + ArbZG-Compliance. DE-Server. ab 9 €/User.
DetailsWenn: Freelancer, reine Projektzeiterfassung, kostenlos
→ Toggl Track
Dauerhaft kostenlos bis 5 User. Keine ArbZG-Compliance nötig.
DetailsWenn: Gastronomie / Schichtbetrieb mit Terminal
→ Crewmeister
Terminal-Kiosk-Modus, Schichtpläne, Mindestlohn-Check.
DetailsHäufige Fragen: Stundenzettel App
Welche Stundenzettel App ist die beste?
Für ArbZG-Pflicht (Mitarbeiter): Crewmeister (DE-Server, ArbZG-konform, DATEV, ab 3 €/MA) oder Clockodo (kostenlos bis 3 User). Für reine Projektzeiterfassung ohne ArbZG: Toggl Track (kostenlos bis 5 User). Clockify nur für Freelancer ohne ArbZG-Pflicht.
Ist Clockify für ArbZG-Pflicht geeignet?
Nein. Clockify hat Server in den USA, keinen DATEV-Export und kein Betriebsrat-Modul. Für reine Projektzeiterfassung als Freelancer ist es nutzbar, aber für die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht nach BAG 2022 nicht geeignet.
Muss ich als Arbeitgeber Arbeitszeiten digital erfassen?
Ja, seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet — unabhängig von der Betriebsgröße. Papierlösung ist formal erlaubt, aber bei Kontrollen schwer nachweisbar.
Was muss ein ArbZG-konformer Stundenzettel enthalten?
Beginn und Ende der Arbeitszeit (nicht nur Gesamtstunden), Pausenzeiten (§4 ArbZG), Überstunden. Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre (§16 Abs. 2 ArbZG). Manipulationssicher — reine Excel-Dateien genügen formal nicht mehr.
Gibt es kostenlose ArbZG-konforme Stundenzettel Apps?
Clockodo ist kostenlos für bis zu 3 Mitarbeiter — mit DE-Server und ArbZG-konformer Erfassung. Crewmeister (14 Tage kostenlos). Toggl Track ist dauerhaft kostenlos, aber nicht ArbZG-konform.