E-Rechnungspflicht 2025–2028:
Vollständiger Leitfaden
Die Empfangspflicht gilt bereits seit 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme. Die Versandpflicht kommt gestaffelt: 2027 für große Betriebe, 2028 für alle. Hier erfahren Sie alles: Fristen, Formate, Ausnahmen, Bußgelder und welche Software Sie jetzt brauchen.
Empfangspflicht
seit Jan 2025
Alle Unternehmen, keine Ausnahme
Versandpflicht ab
2027 / 2028
Über / unter 800.000 € Umsatz
Formate
XRechnung / ZUGFeRD
EN 16931 Standard
Ausnahmen
Kleinunternehmer
§19 UStG — dauerhaft befreit
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Mehr zum Affiliate-HinweisRechtsgrundlage: Das Wachstumschancengesetz
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), das §14 UStG grundlegend geändert hat. Kernpunkt: Ab 2025 ist die strukturierte elektronische Rechnung (E-Rechnung) für B2B-Umsätze mit inländischem Empfänger der neue gesetzliche Standard.
§14 Abs. 1 UStG (neu) — Definition E-Rechnung:
Quelle: §14 Abs. 1 UStG i.d.F. Wachstumschancengesetz 2024
Was gilt als KEINE E-Rechnung: PDF per E-Mail, Word-Dokument, Scan einer Papierrechnung, JPG/PNG. Auch ein PDF bleibt eine „sonstige Rechnung" im Sinne des neuen §14 UStG — selbst wenn es per E-Mail verschickt wird. Nur XRechnung und ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931) erfüllen die Pflicht.
Die E-Rechnungs-Fristen 2025–2028 im Detail
1. Januar 2025
Empfangspflicht für ALLE
Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD 2.x) empfangen und GoBD-konform archivieren können. Gilt auch für Kleinunternehmer als Empfänger.
Gilt für:
Alle inländischen Unternehmen
Ausnahmen:
Keine — weder für Größe noch für Branche
Bis 31. Dezember 2026
Übergangsfrist Versand (alle Betriebe)
PDF-Rechnungen und Papierrechnungen an Geschäftskunden weiterhin erlaubt — aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. B2C-Rechnungen bleiben weiterhin als PDF/Papier zulässig.
Gilt für:
Alle Betriebe — Übergangsfrist nutzen
Ausnahmen:
EDI-Verfahren: bis Ende 2027 gültig
1. Januar 2027
Versandpflicht für Großbetriebe
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 € müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Keine weiteren Ausnahmen.
Gilt für:
Betriebe über 800.000 € Jahresumsatz
Ausnahmen:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV), B2C
1. Januar 2028
Versandpflicht für ALLE
Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. PDF-Rechnungen an Geschäftskunden dann nicht mehr zulässig. B2C (Privatkunden) bleibt weiterhin als PDF erlaubt.
Gilt für:
Alle inländischen B2B-Rechnungsaussteller
Ausnahmen:
B2C, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer §19 UStG
Dauerhaft ausgenommen
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht
Diese Rechnungen sind dauerhaft von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit — Empfangspflicht gilt aber trotzdem für alle.
Gilt für:
Kleinunternehmer §19 UStG, B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise
Ausnahmen:
—
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format für wen?
Beide Formate erfüllen die gesetzliche Pflicht — sie basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Der Unterschied liegt in der Nutzbarkeit.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML (.xml) — reine Datendatei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (.pdf) |
| Menschenlesbar? | Nein — benötigt Viewer-Software | Ja — sieht aus wie normale PDF |
| Maschinenlesbar? | Ja — direkt verarbeitbar | Ja — XML eingebettet |
| Gesetzliche Pflicht erfüllt? | Ja ✓ | Ab Profil EN 16931 (COMFORT+) ✓ |
| B2G (öffentliche Auftraggeber)? | Standard — mit Leitweg-ID | Möglich, aber XRechnung bevorzugt |
| B2B (Unternehmen zu Unternehmen)? | Möglich, aber unüblich | Empfohlen — nutzerfreundlicher |
| Wer empfiehlt es? | Bund, Länder, öffentliche Hand | Handel, Dienstleister, KMU |
| Unterstützung in Buchhaltungstools? | Ja (alle Top-Anbieter) | Ja (alle Top-Anbieter) |
Wählen Sie XRechnung wenn:
- Sie an öffentliche Auftraggeber (Bund, Land, Kommunen) abrechnen
- Ihr Kunde explizit XRechnung mit Leitweg-ID fordert
- Vollautomatische Verarbeitung beim Empfänger nötig
Wählen Sie ZUGFeRD wenn:
- Sie an andere Unternehmen (B2B) abrechnen
- Ihre Kunden die Rechnung auch lesen können sollen
- Sie den einfachsten Einstieg suchen
Leitweg-ID: Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (B2G)
Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) stellt, benötigt die Leitweg-ID — eine eindeutige Kennung des Empfängers. Ohne Leitweg-ID werden XRechnungen von öffentlichen Systemen (z.B. ZRE — Zentrale Rechnungseingang, OZG-RE) abgelehnt.
Format
z.B. 991-1234567890-06
Pflichtfeld in XRechnung (BT-10)
Woher bekommen?
Auftraggeber fragt nach
Oder Leitweg-ID-Suche beim Bund / Land
B2B-Relevanz
Nicht nötig
Nur bei öffentlichen Auftraggebern
Checkliste: Was Sie jetzt konkret tun müssen
PflichtE-Rechnungen empfangen können (sofort — seit Jan 2025 Pflicht)
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD 2.x empfangen, darstellen und GoBD-konform archivieren kann. Alle Top-Anbieter unterstützen das bereits.
PflichtGoBD-konforme Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen unveränderbar 10 Jahre archiviert werden. Gute Buchhaltungssoftware (Lexoffice, SevDesk, BuchhaltungsButler) archiviert automatisch GoBD-konform. Eine einfache Ablage im Datei-Ordner reicht nicht.
E-Rechnungen versenden (empfohlen, bis Ende 2026 noch freiwillig)
Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen versenden kann — und in welchem Tarif. Nicht alle Basis-Tarife unterstützen den Versand. Umstellung jetzt ermöglicht frühzeitig Routine und vermeidet Last-Minute-Stress.
Steuerberater und Buchhaltung informieren
Informieren Sie Ihren Steuerberater über eingehende E-Rechnungen. Viele Kanzleien haben eigene E-Rechnungsportale für Mandanten. Besprechen Sie, ob E-Rechnungen direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Kunden und Lieferanten abstimmen (wenn über 800.000 € Umsatz)
Klären Sie mit wichtigen B2B-Kunden und Lieferanten frühzeitig: Welches Format (XRechnung/ZUGFeRD)? Welcher Übermittlungsweg (E-Mail, Portal, API)? Besonders relevant für Großbetriebe, die ab 2027 versandpflichtig sind.
Welche Software unterstützt E-Rechnungen (und in welchem Tarif)?
Nicht jede Software unterstützt E-Rechnungen in jedem Tarif. Das ist ein häufiger Fallstrick: Viele Basis-Tarife können E-Rechnungen nur empfangen, nicht versenden.
| Software | Empfangen | XRechnung versenden | ZUGFeRD versenden | Ab welchem Tarif? |
|---|---|---|---|---|
| Lexoffice | ✓ | ✓ | ✓ | Alle Tarife ab S (7,90 €) |
| SevDesk | ✓ | ✓ | ✓ | Ab Rechnungen-Tarif (8,90 €) |
| BuchhaltungsButler | ✓ | ✓ | ✓ | Alle Tarife ab 29 € |
| WISO MeinBüro | ✓ | ✓ | ✓ | Ab Business-Tarif (19,99 €) |
| FastBill | ✓ | ✓ | ✓ | Ab Pro-Tarif (17 €) |
| Easybill | ✓ | ✓ | ✓ | Alle kostenpflichtigen Tarife |
Empfehlung: Lexoffice ist die einzige Software, die E-Rechnungen bereits im günstigsten Tarif (S, 7,90 €/Mo) vollständig unterstützt — Empfangen und Versenden. Bei anderen Tools ist oft ein höherer Tarif nötig.
Ausnahmen, Sonderfälle und häufige Missverständnisse
Kleinunternehmer §19 UStG
Müssen E-Rechnungen empfangen können (seit Jan 2025, keine Ausnahme). Von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit — auch nach 2028. Aber: Wenn ein Großkunde E-Rechnung fordert, können Kleinunternehmer freiwillig eine ausstellen.
B2C-Rechnungen an Privatpersonen
Dauerhaft keine E-Rechnungspflicht — Privatpersonen erhalten weiterhin PDF oder Papier. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Nach §33 UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit. Kleinbetragsrechnungen dürfen weiter als PDF oder Papier ausgestellt werden.
EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange)
Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weitergenutzt werden — sofern die übermittelten Daten die EN 16931-Anforderungen erfüllen.
Grenzüberschreitende Rechnungen (EU, international)
Keine Pflicht zur E-Rechnung bei Rechnungen an ausländische Empfänger. Die Pflicht gilt nur für B2B-Transaktionen mit Leistungsort in Deutschland zwischen inländischen Unternehmen.
PDF per E-Mail bleibt 'sonstige Rechnung'
PDF-Rechnungen per E-Mail sind keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn — auch nicht bis Ende 2026. Bis Ende 2026 dürfen sie noch mit Zustimmung des Empfängers versandt werden. Ab 2028 sind sie für B2B nicht mehr zulässig.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Was ist die E-Rechnungspflicht und ab wann gilt sie?
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle. Ab 2027: Versandpflicht für Betriebe über 800.000 €. Ab 2028: Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen. Rechtsgrundlage: §14 UStG i.d.F. Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108).
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer (§19 UStG) müssen E-Rechnungen empfangen können (seit Jan 2025, keine Ausnahme). Von der Ausstellungspflicht sind sie dauerhaft befreit — auch nach 2028.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Steuerliche Risiken: Vorsteuerabzug kann problematisch werden. Praktische Risiken: Lieferanten dürfen auf E-Rechnungsversand bestehen und die Rechnung als PDF ablehnen. Klare Bußgeldregelung fehlt noch, aber das BMF arbeitet an einer Konkretisierung.
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen versenden?
Nein. Bis Ende 2026 gilt Übergangsfrist: PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt. Versandpflicht: 2027 für Betriebe über 800.000 €, 2028 für alle. Die Zeit sollten Sie nutzen, um Ihre Software umzustellen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung: reine XML-Datei, maschinenlesbar, vom öffentlichen Sektor bevorzugt (mit Leitweg-ID). ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML — menschenlesbar UND maschinenlesbar. Beide erfüllen die Pflicht. Für B2B empfehlen wir ZUGFeRD wegen besserer Nutzerfreundlichkeit.