ZUGFeRD Software 2026
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML — lesbar für Menschen, maschinenlesbar für Software. Das beste E-Rechnungsformat für B2B. Profile erklärt, 6 Tools verglichen, Unterschied zu XRechnung klar gemacht.
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Mehr zum Affiliate-HinweisWas ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Es kombiniert eine normale PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Wer die Datei öffnet, sieht eine gewöhnliche Rechnung — im Hintergrund sind die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar gespeichert.
ZUGFeRD 2.x (ab Version 2.0.1) entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und gilt als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Ältere Versionen (1.x) gelten NICHT als E-Rechnung und erfüllen die Pflicht ab 2025 nicht — prüfe welche Version deine Software verwendet.
Der Hybridvorteil für B2B-Rechnungen
ZUGFeRD ist für Rechnungen an Unternehmen die klügere Wahl: Der Empfänger kann die PDF-Rechnung normal öffnen und in seiner Ablage speichern — ohne spezielle Software. Gleichzeitig kann sein Buchhaltungssystem die eingebetteten XML-Daten automatisch einlesen und verarbeiten.
Wann lieber XRechnung?
Für Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden ist XRechnung Pflicht — ZUGFeRD wird dort oft nicht akzeptiert. Für B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist ZUGFeRD die deutlich praktischere Wahl.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD 2.x ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X — dasselbe Format, andere Bezeichnung. Damit ist ZUGFeRD de facto der EU-weite Hybridstandard für grenzüberschreitende B2B-E-Rechnungen.
Die ZUGFeRD-Profile: Welches brauchst du?
ZUGFeRD 2.x kennt 5 Profile — von sehr einfach bis komplex. Für die meisten ist COMFORT die richtige Wahl.
Einfachstes Profil — nur Grunddaten (Betrag, Datum, Parteien). Nicht EN-16931-konform.
Empfehlung: Nicht empfehlenswert — erfüllt nicht die gesetzliche E-Rechnung-Pflicht ab 2025.
Ohne Positionszeilen — für Sammelrechnungen. Nicht EN-16931-konform.
Empfehlung: Nur für spezifische Anwendungsfälle wie Sammelrechnungen.
EN-16931-konform mit Positionszeilen. Einfacher Standard-Fall.
Empfehlung: Gut für einfache B2B-Rechnungen — ausreichend für die Pflicht ab 2025.
EN-16931-konform mit Zahlungskonditionen, Lieferadresse, erweiterten Rechnungsangaben.
Empfehlung: Empfohlen für die meisten KMU — beste Kompatibilität mit ERP-Systemen.
Vollständigste Version mit allen Feldern für komplexe Handels- und Logistikprozesse.
Empfehlung: Nur wenn der Empfänger EXTENDED explizit verlangt — für die meisten nicht nötig.
Unser Rat: COMFORT für die meisten
Profil COMFORT ist EN-16931-konform, hat beste Kompatibilität mit den ERP-Systemen deiner Kunden, und wird von allen führenden deutschen Buchhaltungsprogrammen unterstützt. Starte damit — und wechsle nur zu EXTENDED wenn ein Kunde das explizit verlangt.
6 ZUGFeRD-Programme im Vergleich
Bewertet nach ZUGFeRD-Profil-Unterstützung, Bedienung, Integrationen und Preis-Leistung.
| Software | Note | Preis/Mo |
|---|---|---|
| 1,2 | ab 7,90 €/Mo | |
| 1,3 | kostenlos (Free) | |
| 1,9 | ab 12 €/Mo | |
| 2,0 | ab 14 €/Mo | |
| 2,1 | ab 9 €/Mo | |
| 2,3 | kostenlos / ab 7 €/Mo |
ZUG = ZUGFeRD · XR = XRechnung · Stand: Juni 2026
Lexware Office
TestsiegerNote 1,2ab 7,90 €/Mo · 30 Tage kostenlos
Bester ZUGFeRD-Support: alle Profile, direkter Versand an DATEV-Steuerberater, ELSTER-Integration.
Ideal für: KMU und Selbstständige mit Steuerberater-Anbindung
sevdesk
Free-PlanNote 1,3kostenlos (Free) · Dauerhaft kostenlos
ZUGFeRD auch im kostenlosen Free-Tarif (bis 5 Rechnungen/Monat). KI-Belegerkennung liest ZUGFeRD-Eingangsrechnungen automatisch aus.
Ideal für: Freelancer, die kostenlos mit ZUGFeRD starten wollen
easybill
Note 1,9ab 12 €/Mo · 14 Tage kostenlos
Einfachste Bedienung bei der ZUGFeRD-Erstellung. PDF mit eingebettetem XML auf Knopfdruck — gut für Einsteiger.
Ideal für: Freelancer und Shopbetreiber, die einfach ZUGFeRD-Rechnungen brauchen
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Mehr zum Affiliate-HinweisZUGFeRD-Rechnung erstellen: So geht es
ZUGFeRD-fähige Software wählen
Alle 6 oben genannten Programme erstellen ZUGFeRD 2.x. Stelle sicher dass du das Profil COMFORT (EN-16931-konform) verwendest, nicht das veraltete 1.x.
Rechnung wie gewohnt erstellen
Erstelle deine Rechnung wie gewohnt in der Software — ZUGFeRD-Daten werden automatisch eingebettet. Du musst nichts extra tun.
Als ZUGFeRD-PDF exportieren
Die Software exportiert eine PDF-Datei, in die das XML eingebettet ist. Die Datei ist für Menschen normal lesbar, gleichzeitig maschinenlesbar für den Empfänger.
Per E-Mail versenden
ZUGFeRD-Rechnungen werden normal per E-Mail versandt — kein spezielles Portal nötig. Der Empfänger kann die PDF öffnen und sein System liest die XML-Daten automatisch aus.
Empfangsbestätigung einholen
Für ZUGFeRD gibt es kein automatisches Eingangs-Tracking wie beim ZRE-Portal für XRechnung. Bitte den Empfänger um kurze Bestätigung beim ersten Mal.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Der direkte Vergleich
| Kriterium | ZUGFeRD 2.x | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettetes XML | Reines XML |
| Lesbar ohne Software | ✓ Ja (als PDF) | Nein |
| B2B-Rechnungen an Unternehmen | ✓ Beste Wahl | Technisch möglich |
| Rechnungen an Behörden | Meist nicht akzeptiert | ✓ Pflicht |
| Leitweg-ID nötig | Nein | Ja (für B2G) |
| Versand per E-Mail | ✓ Normal per E-Mail | Über B2G-Portal |
| EN 16931 (ab v2.x) | ✓ Erfüllt | ✓ Erfüllt |
| EU-weit anerkannt | ✓ = Factur-X | DE-spezifisch |
Welche Software passt zu dir?
Wenn Du rechnest hauptsächlich an Unternehmen und willst B2B-E-Rechnungen:
→ Lexware Office — bester ZUGFeRD-Support, alle Profile, direkter DATEV-Export
Wenn Du willst kostenlos starten und brauchst wenige Rechnungen:
→ sevdesk Free — ZUGFeRD auch im kostenlosen Plan (bis 5 Rechnungen/Mo)
Wenn Du brauchst ZUGFeRD für einfache Rechnungen ohne viel Setup:
→ easybill — einfachste Bedienung, ZUGFeRD auf Knopfdruck
Wenn Du willst ZUGFeRD automatisiert in bestehende Systeme integrieren:
→ Billomat — stärkste REST-API für Massenverarbeitung
Wenn Du abrechnest nach Stunden und brauchst ZUGFeRD:
→ FastBill — integrierte Zeiterfassung plus ZUGFeRD
Wenn Du rechnest sowohl an Behörden als auch an Unternehmen:
→ Lexware Office — unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung nahtlos
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 1.x und 2.x?
ZUGFeRD 2.x (ab 2.0.1) erfüllt den europäischen Standard EN 16931 und gilt als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Version 1.x ist veraltet und gilt NICHT als E-Rechnung — prüfe welche Version deine Software verwendet. Ab Januar 2025 ist EN-16931-Konformität für den E-Rechnungsempfang Pflicht.
Welches ZUGFeRD-Profil soll ich verwenden?
Für die meisten Selbstständigen und KMU: Profil COMFORT — EN-16931-konform, beste Kompatibilität mit den ERP-Systemen deiner Kunden, und von allen führenden deutschen Buchhaltungsprogrammen unterstützt. Profil EXTENDED nur wenn der Empfänger es explizit verlangt.
Ist ZUGFeRD für alle Rechnungen geeignet?
Für B2B-Rechnungen an Unternehmen: ja, ideal. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden): XRechnung bevorzugt — ZUGFeRD wird dort oft nicht akzeptiert. Für Privatpersonen: keine E-Rechnung nötig.
Welche Software erstellt ZUGFeRD?
Alle führenden deutschen Buchhaltungsprogramme: Lexware Office (Testsieger), sevdesk, easybill, Billomat und FastBill unterstützen ZUGFeRD 2.x im Profil COMFORT. Die genaue Verfügbarkeit hängt vom Tarif ab — im Free-Plan von sevdesk ist ZUGFeRD enthalten.
Was ist der Vorteil von ZUGFeRD gegenüber XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es kombiniert eine normale PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger kann die PDF wie gewohnt öffnen und ablegen — ohne spezielle Software. Gleichzeitig kann sein Buchhaltungssystem die XML-Daten automatisch einlesen. XRechnung ist reines XML, für Menschen nicht lesbar.