CRM kostenlos 2026
Die 8 besten kostenlosen CRM-Systeme im ehrlichen Vergleich — mit echten Limits, der 80%-Upgrade-Regel und Empfehlung je nach Teamgröße und Use-Case.
Transparenter Vergleich
AnbieterPilot kann Provisionen erhalten, wenn du über Links zu einem Anbieter wechselst. Für dich entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten. Unsere Bewertungen orientieren sich an Funktionen, Preis-Leistung, Zielgruppe und Praxistauglichkeit.
Mehr zum Affiliate-HinweisKostenlos oder Trial? Der entscheidende Unterschied
Echte Free-Pläne (dauerhaft kostenlos)
- ✓ HubSpot CRM — ∞ Nutzer, 1 Mio. Kontakte
- ✓ Zoho CRM — 3 Nutzer, 5.000 Kontakte
- ✓ Bitrix24 — ∞ Nutzer, 5 GB Speicher
- ✓ Freshsales — 3 Nutzer, ∞ Kontakte
Nur Trials (laufen ab!)
- ✗ Pipedrive — 14 Tage Trial, dann ab 14 €/Nutzer/Mo
- ✗ Salesforce — 30 Tage Trial, dann ab 25 $/Nutzer/Mo
- ✗ Monday.com CRM — 14 Tage Trial, dann ab 10 €/Nutzer/Mo
Die 6 besten kostenlosen CRM-Systeme im Vergleich
| CRM | Note | Nutzer | Preis |
|---|---|---|---|
HubSpot CRM FreeTestsieger | 4,6 | ∞ Nutzer | 0 € |
Zoho CRM FreeSolo-Tipp | 4,2 | 3 Nutzer | 0 € |
Bitrix24 FreeTeam-Tipp | 4,0 | ∞ Nutzer | 0 € |
| 3,9 | 3 Nutzer | 0 € | |
Pipedrive (Trial)Trial only | 4,4 | ∞ Nutzer | 0 € (14 Tage) |
Notion CRM (Template)Kein echtes CRM | 3,5 | ∞ Nutzer | 0 € |
Die 3 besten kostenlosen CRMs im Detail
Bestes kostenloses CRM overall — E-Mail-Tracking, Pipeline, Live-Chat inklusive
Nutzer
∞ Nutzer
Kontakte
1 Mio. Kontakte
Deals
∞ Deals
2.000/Monat
Limits im Free-Plan
- 2.000 gesendete E-Mails/Monat
- Kein E-Mail-Scheduling
- Kein A/B-Testing
- HubSpot Branding auf Formularen
Bester kostenloser Plan für Solo-Selbständige und 2–3-Personen-Teams
Nutzer
3 Nutzer
Kontakte
5.000 Kontakte
Deals
∞ Deals
∞
Limits im Free-Plan
- Max. 3 Nutzer
- Nur 5.000 Kontakte
- Kein Reporting
- Keine Workflow-Automatisierung
Unbegrenzte Nutzer und Kontakte — für größere Teams ohne Budget
Nutzer
∞ Nutzer
Kontakte
∞ Kontakte
Deals
∞ Deals
∞
Limits im Free-Plan
- 5 GB Speicher
- Sehr komplexe UI
- Schwacher E-Mail-Versand
- CRM-Funktionen begrenzt
Die 80%-Upgrade-Regel: Wann brauchst du ein bezahltes CRM?
80% der Teams upgraden nach 6–12 Monaten
Start kostenlos — aber plane frühzeitig Budget ein, wenn du wächst.
Wenn
Mehr als 2.000 E-Mails/Monat
Dann
HubSpot Starter ab 15 $/Mo
Wenn
E-Mail-Sequenzen & Follow-up-Automatisierung
Dann
HubSpot Sales Hub Starter
Wenn
Mehr als 3–5 Nutzer (Zoho-Limit)
Dann
HubSpot Free (∞) oder Pipedrive
Wenn
Reporting und Dashboards
Dann
HubSpot oder Zoho Standard ab 20 €
Wenn
Sales-KPIs und Forecast
Dann
Pipedrive Essential ab 14 €/Nutzer/Mo
Wenn
Lead-Scoring und KI-Funktionen
Dann
HubSpot Professional oder Zoho CRM Plus
Was im Free-Plan wirklich drin ist — und was nicht
| Funktion | HubSpot | Zoho | Bitrix24 |
|---|---|---|---|
| Deal-Pipeline | |||
| E-Mail-Tracking | |||
| E-Mail-Versand aus CRM | |||
| Kontakt-Import CSV | |||
| Reporting / Dashboards | |||
| E-Mail-Sequenzen | |||
| Workflow-Automatisierung | |||
| Lead-Scoring | |||
| Mobile App | |||
| API-Zugang |
Welches kostenlose CRM passt zu dir?
Wenn
Solo-Selbständiger, 1–2 Nutzer
Dann
Zoho CRM Free (einfacher, kleiner)
Wenn
Team ab 4 Personen
Dann
HubSpot CRM Free (unlimitierte Nutzer)
Wenn
Start-up, viele Nutzer, kein Budget
Dann
Bitrix24 Free (∞ Nutzer + Kontakte)
Wenn
Sales-Pipeline im Vordergrund
Dann
HubSpot Free oder Pipedrive Trial
Wenn
E-Mail-Marketing wichtig
Dann
HubSpot Free + E-Mail-Tracking-Plugin
Wenn
Professionelles CRM mit Budget
Dann
Pipedrive Essential ab 14 €/Nutzer/Mo
Häufige Fragen: CRM kostenlos
Welches kostenlose CRM ist am besten für Anfänger?
HubSpot CRM Free. Es hat die intuitivste UI, unlimitierte Nutzer, 1 Million Kontakte und gute Onboarding-Tutorials. Besonders praktisch: E-Mail-Tracking im Gmail/Outlook-Plugin und eine visuelle Pipeline sind ohne Zahlung inklusive.
Was ist der Unterschied zwischen CRM Free und Trial?
Free-Pläne sind dauerhaft kostenlos — ohne Zeitlimit, ohne Kreditkarte. Trials laufen nach 14–30 Tagen ab und du musst zahlen. Pipedrive und Salesforce bieten nur Trials, kein echtes Free-Modell. HubSpot, Zoho, Bitrix24 und Freshsales haben echte Free-Pläne.
Wann muss ich ein kostenloses CRM upgraden?
Die 80%-Regel: 80% der Teams upgraden nach 6–12 Monaten, wenn sie (a) mehr als 2.000 E-Mails/Monat senden, (b) E-Mail-Sequenzen und Follow-up-Automatisierungen brauchen, (c) mehr als 5 Nutzer haben oder (d) Reporting und Dashboards für das Management benötigen.
Kann ich HubSpot kostenlos dauerhaft nutzen?
Ja. HubSpot CRM Free ist dauerhaft kostenlos — ohne Zeitlimit. Du bekommst: ∞ Nutzer, 1 Mio. Kontakte, Deal-Pipeline, E-Mail-Tracking, Live-Chat und 2.000 gesendete E-Mails/Monat. Das Marketing Hub, Sales Hub etc. kosten extra — aber das Core-CRM nicht.
Ist Zoho CRM kostenlos für 3 Nutzer dauerhaft?
Ja, Zoho CRM bietet einen dauerhaften Free-Plan für bis zu 3 Nutzer, 5.000 Kontakte, unbegrenzte Deals und E-Mail-Versand. Es fehlen Reporting und Automatisierungen. Für Teams bis 3 Personen die beste Solo-Alternative zu HubSpot.