Rechnungsprogramm für Freelancer 2026
Ob dauerhaft kostenlos oder mit DATEV-Anbindung — wir zeigen, was Freelancer wirklich brauchen: Pflichtangaben §14 UStG, Kleinunternehmer-Modus, E-Rechnung, internationale Kunden und Projektzeiterfassung. Ehrlicher Vergleich ohne Marketing-Sprech.
Kostenlos möglich
Zervant
Unbegrenzt, keine Kreditkarte
Beste DATEV-Anbindung
Lexoffice
ab 7,90 €/Mo Echtzeit
KU-Schwelle 2025
25.000 €
Vorjahresumsatz §19 UStG
E-Rechnung Pflicht
Empfang: sofort
Versand: ab 2028
Transparenter Vergleich
AnbieterPilot kann Provisionen erhalten, wenn du über Links zu einem Anbieter wechselst. Für dich entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten. Unsere Bewertungen orientieren sich an Funktionen, Preis-Leistung, Zielgruppe und Praxistauglichkeit.
Mehr zum Affiliate-HinweisWas Freelancer wirklich brauchen (und was nicht)
Die meisten Freelancer zahlen für Funktionen, die sie nie nutzen. Oder sie nutzen Excel und verlieren Stunden mit Formatierungen. Hier die ehrliche Aufstellung:
| Funktion | Pflicht? | Warum |
|---|---|---|
| Korrekte Pflichtangaben §14 UStG | Ja ✓ | Fehlende Angaben = Rechnung ungültig → Kunde kann Vorsteuer nicht abziehen → schickt zurück |
| Fortlaufende Rechnungsnummern | Ja ✓ | Pflicht nach §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG — keine Lücken, keine Doppelungen |
| E-Rechnungen empfangen können | Ja ✓ | Seit 1. Januar 2025 für alle Pflicht (XRechnung, ZUGFeRD) |
| GoBD-konforme Archivierung | Ja ✓ | Belege müssen 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden |
| Kleinunternehmer §19 UStG Hinweis | Wenn KU | Ohne korrekten Hinweis: Rechnung möglicherweise ungültig |
| DATEV-Export | Nein | Nur wenn Steuerberater DATEV nutzt — dann aber sehr empfehlenswert |
| Automatischer Bankabgleich | Nein | Komfortfunktion — spart Zeit bei der EÜR-Vorbereitung |
| EÜR selbst erstellen | Nein | Nur nötig wenn kein Steuerberater und ELSTER selbst |
| E-Rechnungen versenden | Ab 2028 | Bis 2026: freiwillig. Ab 2028: Pflicht für alle B2B-Rechnungen |
| Mehrere Währungen | Nein | Nur bei internationalen Kunden (EUR-Rechnungsausstellung meist ausreichend) |
Pflichtangaben nach §14 UStG — die vollständige Liste
Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und schickt die Rechnung zurück. Gutes Rechnungsprogramm füllt alle Pflichtfelder automatisch aus.
Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers
Handelsname reicht nicht — bei Einzelkaufleuten: bürgerlicher Name
Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
Kundennummer allein reicht nicht
Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer
Steuernummer (vom Finanzamt) oder USt-IdNr. (beim BZSt beantragen)
Rechnungsdatum
Nicht Leistungsdatum — beides angeben empfohlen
Fortlaufende Rechnungsnummer
Muss eindeutig sein, darf Lücken haben (keine steuerliche Problematik) — aber keine Duplikate
Genaue Leistungsbeschreibung
Nicht nur 'Beratung' — Konkret: 'Erstellung Website-Konzept für Projekt X, 3.–8. Juni 2026'
Leistungszeitraum oder Lieferdatum
Monat reicht in der Regel: 'Leistungszeitraum: Juni 2026'
Nettobetrag aufgeschlüsselt nach Steuersatz
Wenn verschiedene Steuersätze: getrennte Zeilen
Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag
Oder: §19-UStG-Hinweis für Kleinunternehmer
Zu zahlender Bruttobetrag
Netto + USt = Brutto (oder Nettorechnung bei Reverse Charge)
Sonderfall: Kleinunternehmer §19 UStG (2025: bis 25.000 €)
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen Pflichthinweis:
Ab 2025 gilt die erhöhte Schwelle: Vorjahresumsatz unter 25.000 € (vorher: 22.000 €), laufendes Jahr voraussichtlich unter 100.000 €.
Sonderfälle: Internationale Kunden, Stundensätze, Abschlagsrechnungen
Internationale Kunden (EU-B2B)
Bei Kunden in anderen EU-Ländern gilt Reverse Charge (§13b UStG) — Sie stellen eine Nettorechnung ohne deutsche USt aus, der Kunde rechnet seine Mehrwertsteuer selbst ab. Pflichtangaben: Ihre USt-IdNr. (DE...), die ausländische USt-IdNr. des Kunden, und der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (auf Englisch: "Reverse Charge"). Wichtig: USt-IdNr. muss vorab auf Gültigkeit geprüft werden (VIES-Prüfung). Gute Rechnungssoftware (Lexoffice, SevDesk) führt das automatisch durch.
Stundensatz-Rechnungen (Zeitbasierte Abrechnung)
Für Freelancer, die nach Stunden abrechnen: Das Rechnungsprogramm sollte Stundenerfassung und Rechnungsstellung verbinden. Entweder direkt (SevDesk, Lexoffice haben einfache Zeiterfassung) oder per Integration mit dedizierten Tools wie Toggl Track, Clockodo oder ZEP. Die Leistungsbeschreibung muss bei Zeitabrechnung Stundenzahl × Stundensatz + Zeitraum enthalten.
Abschlags- und Schlussrechnungen bei Projekten
Bei großen Projekten werden oft Abschlagsrechnungen (z.B. 50 % bei Auftragserteilung) gestellt, gefolgt von einer Schlussrechnung. Wichtig: In der Schlussrechnung müssen geleistete Abschlagszahlungen abgezogen werden. Die Rechnungsnummern müssen in logischer Folge sein. Lexoffice und SevDesk unterstützen Abschlags- und Schlussrechnungen nativ.
Wiederkehrende Rechnungen (Retainer-Modelle)
Freelancer mit monatlichen Retainern (Festpreis pro Monat) brauchen automatische Abo-Rechnungen. FastBill ist hier am stärksten — Rechnungen werden automatisch am Monatsanfang erstellt und versandt. Lexoffice und SevDesk haben ebenfalls Wiederkehrende-Rechnungen-Funktion.
Die besten Rechnungsprogramme für Freelancer 2026
Zervant
Kostenlos-EmpfehlungDauerhaft kostenlos
Freelancer mit Steuerberater, unter 25.000 € Umsatz
Unbegrenzte Rechnungen — kein Limit, keine Kreditkarte
Stärken
- Unbegrenzte Rechnungen dauerhaft kostenlos
- Kleinunternehmer-Modus (§19 UStG)
- PDF und E-Mail Versand
- Einfachste Bedienung
Einschränkungen
- Kein DATEV-Export im Kostenlos-Plan
- Kein automatischer Bankabgleich
- Keine E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) im Free-Plan
- Keine EÜR-Erstellung
Lexoffice
DATEV-Empfehlungab 7,90 €/Mo
Freelancer mit Steuerberater (DATEV), E-Rechnung, EÜR
30 Tage kostenlos testen
Stärken
- DATEV-Echtzeit-Schnittstelle (einzigartig)
- E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung) in allen Tarifen
- EÜR auf Knopfdruck + ELSTER-Versand
- Automatischer Bankabgleich
- GoBD-konforme Archivierung
Einschränkungen
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif
- Doppelte Buchführung erst im teuersten Tarif
SevDesk
Internationale Kundenab 8,90 €/Mo (24M)
Freelancer mit vielen Kunden, internationalen Projekten
Free-Tarif bis 5 Rechnungen/Mo
Stärken
- Mehrere Währungen (USD, GBP, CHF etc.)
- E-Rechnung inklusive
- Stärkste KI-Belegerkennung
- CRM-Integration
Einschränkungen
- 24-Monats-Abo-Pflicht beachten (Falle!)
- DATEV nur CSV-Export (kein Echtzeit)
Easybill
Einfachste Bedienungab 12 €/Mo (5 Rechnungen kostenlos)
Einsteiger, die einfach Rechnungen schreiben wollen
Dauerhaft kostenlos bis 5 Rechnungen/Mo
Stärken
- Intuitivste Bedienung aller Tools
- Faire Upgrade-Preise
- E-Rechnung inklusive
- Shopify-Integration
Einschränkungen
- Free nur bis 5 Rechnungen/Mo
- Kein DATEV-Echtzeit
FastBill
Automatisierungab 9 €/Mo
Freelancer mit wiederkehrenden Rechnungen
14 Tage kostenlos
Stärken
- Automatische Abo-Rechnungen (wiederkehrend)
- DATEV-CSV-Export
- E-Rechnung
- Zahlung-Reminder automatisch
Einschränkungen
- Kein ELSTER-Direktversand
- Buchhaltung weniger tief
Direktvergleich: Rechnungsprogramme für Freelancer
| Software | Preis | Kostenlos | DATEV | E-Rechnung | KU §19 | EÜR |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zervant | 0 € | Unbegrenzt | ❌ | ❌ Free | ✓ | ❌ |
| Lexoffice | 7,90 € | 30 Tage | Echtzeit ★ | ✓ alle | ✓ | ✓ |
| SevDesk | 8,90 €* | 5 Rechnungen | CSV | ✓ | ✓ | ✓ |
| Easybill | 12 € | 5 Rechnungen | CSV | ✓ | ✓ | ✗ |
| FastBill | 9 € | 14 Tage | CSV | ✓ | ✓ | ✗ |
* SevDesk: 24-Monats-Mindestlaufzeit im Standardtarif — Monatspreis höher bei monatlicher Kündigung
Welches Rechnungsprogramm passt zu mir?
Wenn: Kleinunternehmer (unter 25.000 € Umsatz), Steuerberater vorhanden
→ Zervant (kostenlos)
Dauerhaft kostenlos, unbegrenzte Rechnungen, §19-UStG-Modus.
DetailsWenn: Freelancer mit DATEV-Steuerberater, EÜR selbst erstellen
→ Lexoffice M
DATEV-Echtzeit, EÜR auf Knopfdruck, ELSTER, E-Rechnung — ab 12,90 €/Mo.
DetailsWenn: Viele internationale Kunden (EU-B2B, Reverse Charge)
→ SevDesk Rechnungen
Mehrere Währungen, VIES-Prüfung, automatischer Reverse-Charge-Hinweis.
DetailsWenn: Monatliche Retainer / wiederkehrende Rechnungen
→ FastBill
Automatische Abo-Rechnungen, Zahlungs-Reminder, ab 9 €/Mo.
DetailsWenn: Einsteiger, maximale Einfachheit, günstigster Upgrade
→ Easybill
Intuitivste Bedienung, 5 Rechnungen kostenlos, faire Preise beim Upgrade.
DetailsHäufige Fragen: Rechnungsprogramm für Freelancer
Welches Rechnungsprogramm ist für Freelancer am besten?
Dauerhaft kostenlos: Zervant (unbegrenzte Rechnungen, §19 UStG). Mit DATEV-Steuerberater: Lexoffice (DATEV-Echtzeit, EÜR, ab 7,90 €/Mo). Viele internationale Kunden: SevDesk (mehrere Währungen). Retainer-Modell: FastBill (automatische Abo-Rechnungen).
Was muss auf einer Freelancer-Rechnung stehen?
§14 UStG Pflichtangaben: Name+Adresse beider Seiten, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, genaue Leistungsbeschreibung (nicht nur 'Beratung'!), Leistungszeitraum, Nettobeträge, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag. Kleinunternehmer: statt Steuerbetrag den §19-Hinweis.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Keine Umsatzsteuer ausweisen. Pflichthinweis: 'Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG.' Nur Nettobetrag angeben. Schwellenwert 2025: Vorjahresumsatz unter 25.000 € UND laufendes Jahr voraussichtlich unter 100.000 €.
Brauche ich Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware?
Rechnungsprogramm reicht für die meisten Freelancer — EÜR erledigt der Steuerberater. Buchhaltungssoftware (Lexoffice, SevDesk) brauchen Sie erst, wenn Sie EÜR selbst erstellen, per ELSTER einreichen oder mehr als 50 Belege/Monat haben.
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen versenden?
Empfangen: seit Januar 2025 Pflicht für alle. Versenden: bis Ende 2026 freiwillig (Übergangsfrist). Ab 2027 Pflicht für Betriebe über 800.000 €, ab 2028 für alle — außer Kleinunternehmer §19 UStG, die dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit sind.